Pada saat sedang mengajukan kenaikan jabatan di SISTER, kendala atau notifikasi eror bisa saja terjadi jika ditemukan adanya data yang tidak lengkap atau gangguan pada sistem.

Berikut adalah contoh kendala dan notifikasi error yang terjadi pada periode pengajuan kenaikan jabatan Dosen oleh Operator PAK beserta solusinya:

Klik judul atau icon panah untuk membuka penjelasan dari masing-masing kendala.


A. Periode Pengajuan Kenaikan Jabatan Belum Aktif

Jika periode pengajuan kenaikan jabatan belum dibuka oleh Pusat, maka tombol “Mulai Pengajuan” belum bisa diklik.

Solusi:
Mohon menunggu sampai periode pengajuan kenaikan jabatan dibuka, silakan cek secara berkala. Jika periode sudah dibuka tepapi masih terkendala, mohon hubungi Pusat Bantuan melalui tombol yang tersedia pada laman ini.



B. Nama Dosen yang Dicari Tidak Muncul di Tabel Pilih Dosen

Apabila Anda tidak menemukan nama Dosen di tabel daftar nama Dosen yang dapat diajukan kenaikan jabatannya, maka Anda Akan menerima pesan seperti contoh gambar di bawah ini.

Solusi: 

  1. Pastikan nama yang Anda ketik sudah sesuai dengan nama Dosen yang terdata di SISTER. 
  2. Pastikan Dosen yang dicari sudah memenuhi kriteria eligibilitas untuk menjadi Lektor Kepala atau Guru Besar (bergantung dari pengajuan yang sedang dilakukan). Karena jika tidak memenuhi kriteria yang telah ditentukan, maka nama Dosen terkait memang tidak tersedia pada tabel.
  3. Arahkan Dosen atau Admin PT untuk mengecek profil Dosen di SISTER, data yang perlu dicek yaitu: 
    • Riwayat Jabatan
      Dapat dicek oleh Dosen/Admin PT pada menu Profil → Jabatan Fungsional. Pastikan riwayat jabatan lengkap mulai dari pengangkatan pertama jabatan fungsional dan nama jabatan fungsional lengkap dengan angka kumulatif (KUM). 
      • Pastikan Lektor yang akan naik jabatan ke Lektor Kepala sudah memenuhi lebih dari 2 tahun setelah TMT pada jabatan Lektor
      • Pastikan Lektor Kepala yang akan naik jabatan ke Guru Besar sudah memenuhi lebih dari 2 tahun setelah TMT pada jabatan Lektor Kepala, dan sudah memenuhi 10 tahun masa kerja dihitung dari TMT Jabatan Fungsional pertama yang ada pada riwayat
  •  
    • Pendidikan Formal
      Dapat dicek oleh Dosen/Admin PT pada menu Kualifikasi → Pendidikan Formal. Pastikan sudah sesuai dengan persyaratan kenaikan jabatan yaitu minimal S2 untuk kenaikan Lektor ke Lektor Kepala, dan minimal S3 untuk kenaikan Lektor Kepala ke Guru Besar.
  •  
    • Status Kepegawaian
      Dapat dicek oleh Dosen/Admin PT pada menu Profil → Penempatan. Pastikan status kepegawaian dan ikatan kerja sudah yang terkini.
  • Kepangkatan/Golongan
    Dapat dicek oleh Dosen/Admin PT pada menu Profil → Kepangkatan. Pastikan status Kepangkatan/Golongan sudah terkini dan riwayat Kepangkatan selaras dengan data di SIASN.


C. Keterangan Eror di Laman Lengkapi Dokumen

Apabila masih ada data yang belum lengkap atau berkendala di laman profil, maka pengisian data lain akan terkunci (tombol Lengkapi berwarna abu-abu).
Pada laman Lengkapi Dokumen, pesan error akan muncul pada tahapan yang belum lengkap sebagai berikut:

  • Kelengkapan Profil
    Apabila ada data profil yang belum dilengkapi, akan muncul icon X dengan keterangan  “Silakan hapus ajuan dan minta dosen terkait untuk melengkapi data terlebih dahulu melalui proses Perubahan Data Dosen (PDD) sebelum mengajukan ulang”.
  • Angka Kredit
    Apabila terdapat syarat khusus yang masih kosong, maka akan muncul icon X. Detail terkait angka kredit yang belum lengkap dapat Anda baca dengan klik menu Angka Kredit di laman Lengkapi Dokumen.
  • Syarat BKD
    Apabila ada data profil yang belum dilengkapi, akan muncul icon X dengan keterangan  “Pengajuan kenaikan jabatan mewajibkan peserta untuk memiliki riwayat BKD M/Memenuhi selama 4 semester berturut-turut”.
  • Syarat Khusus
    Apabila terdapat syarat khusus yang masih kosong, maka akan muncul icon X.
  • Syarat Khusus Tambahan
    Apabila terdapat syarat khusus yang masih kosong, maka akan muncul icon X.
  • Dokumen Rekomendasi
    Apabila terdapat syarat khusus yang masih kosong, maka akan muncul icon X.

Solusi:

  1. Hapus ajuan Dosen terkait (penghapusan ini hanya sementara sampai semua data Dosen terkait telah lengkap).
  2. Dosen atau Admin PT dapat melengkapi data yang belum terisi dan mengajukan PDD
  3. Jika data sudah lengkap dan PDD telah disetujui, maka Operator PAK perlu mengajukan kembali kenaikan jabatan Dosen tersebut. Tambahkan jeda sedikit setelah PDD terverifikasi


D. Data Profil Kosong

Data profil pada laman Kelengkapan Profil Data Dosen ada yang masih kosong. Anda akan mendapat kotak notifikasi seperti gambar di bawah ini. Apabila masih ada data yang belum lengkap atau berkendala di laman profil, maka pengisian data lain akan terkunci. Operator PAK perlu menarik ajuan data Dosen terkait kemudian Dosen/Admin PT dapat melengkapi data yang masih belum lengkap tersebut.


Contoh SK Pangkat

Contoh NIP

Apabila terdapat data profil yang masih kosong pada laman Kelengkapan Profil, maka Operator PAK akan mendapat kotak notifikasi seperti gambar di atas. Jika masih ada data yang belum lengkap atau berkendala di laman profil, maka pengisian data lain akan terkunci.

Solusi untuk Operator PAK: 

Dikarenakan seluruh data profil yang berada di laman Kelengkapan Profil Data Dosen wajib diisi untuk pengajuan kenaikan jabatan, maka Operator PAK perlu melakukan hal berikut:

  1. Hapus ajuan Dosen terkait (penghapusan ini hanya sementara sampai semua data Dosen terkait telah lengkap).
  2. Arahkan Dosen atau Admin PT terkait untuk melengkapi data yang belum terisi dengan mengajukan perubahan data Dosen (PDD)
  3. Jika data sudah lengkap, maka Anda perlu mengajukan kembali kenaikan jabatan Dosen tersebut. Tambahkan jeda sedikit setelah PDD terverifikasi

Solusi untuk Dosen/Admin PT

Khusus PDD Dokumen SK Kepangkatan, Jabatan Fungsional dan Sertifikasi

Silakan arahkan Dosen/Admin PT untuk:

  1. Dosen/Admin PT dapat mengajukan PDD untuk perubahan SK dengan masuk ke menu Kepangkatan, Jabatan Fungsional atau Sertifikasi, sesuai dengan dokumen SK yang ingin Anda ubah.
  2. Klik “Ubah” pada data yang ingin diubah
  3. Silakan melengkapi nomor SK sesuai kondisi berikut:
      • Apabila nomor SK tidak mengalami perubahan, silakan isi nomor SK yang sama pada kolom “Ajuan Perubahan”.
      • Apabila ada data lain yang berubah (termasuk nomor SK), silakan lengkapi data terbaru pada kolom “Ajuan Perubahan”.
  4. Unggah SK terbaru pada bagian “Dokumen Bukti”.
  5. Jika sudah selesai melengkapi dan mengunggah, klik “Kirim Ajuan”.

 

Khusus PDD Selain Dokumen pada Data Profil

Silakan ajukan PDD pada data yang ingin diubah. Panduan PDD dapat dilihat pada artikel berikut:

Cara Melakukan Perubahan Data Dosen di SISTER (Versi Cloud)



E. Data Mata Kuliah yang Diampu Tidak Tersedia

Data mata kuliah atau data pengajaran yang dicari tidak muncul dan tidak tersedia di pilihan yang ada.

Solusi:
Anda perlu memastikan bahwa data pengajaran telah tersinkron di NeoFeeder. Anda dapat berkoordinasi dengan Admin PT untuk informasi lebih lanjut. Jika data sudah tersinkron, silakan coba kembali mengisi data pengajaran atau mata kuliah.



F. Angka Kredit Integrasi Tidak Muncul

Data Angka Kredit Integrasi tidak muncul karena proses Angka Kredit Integrasi Dosen di SISTER belum selesai.

Solusi: 

  1. Silakan hapus ajuan Dosen terkait untuk sementara sampai proses Angka Kredit Integrasi di SISTER selesai.
  2. Cek status Angka Kredit Integrasi Dosen sudah sampai mana dan mohon untuk menyelesaikan proses tersebut sampai data Angka Kredit Integrasi disahkan dan dikirim ke BKN.
  3. Jika proses Angka Kredit Integrasi sudah selesai sampai mengirim data ke BKN, maka Anda dapat mengajukan kenaikan jabatan kembali untuk Dosen terkait. Kolom AK Integrasi akan terisi otomatis sesuai data di sistem.


G. Persyaratan Angka Kredit Belum terpenuhi

Notifikasi ini akan muncul jika angka kredit Dosen belum memenuhi persyaratan pengajuan kenaikan jabatan. Hal ini dapat terjadi apabila angka kredit kurang, predikat SKP belum memenuhi, atau dokumen SKP belum diunggah.

 

Solusi:

  • Pastikan perolehan AK dosen mencukup sesuai kebutuhan kenaikan pangkat pada tabel berikut.

  • Untuk predikat SKP, maka seharusnya hanya predikat baik/sangat baik yang dapat dipiliih.
  • Apabila dokumen SKP belum diunggah, maka silakan mengunggah dokumen SKP 1 tahun sebelum dan 2 tahun sebelum (2022-2023).


H. Hasil Predikat SKP 2023 Belum Memenuhi Syarat

Apabila hasil predikat SKP 2023 Dosen belum memenuhi syarat kenaikan jabatan, maka Anda akan menerima pesan seperti gambar di bawah ini.

Solusi:

Pastikan Anda sudah memasukkan predikat SKP 2023 secara tepat dan sesuai persyaratan (minimal predikat Baik). Namun apabila hasil predikat SKP 2023 belum memenuhi syarat, maka pengajuan kenaikan jabatan Dosen terkait belum bisa dilakukan.



I. Kendala Tarik Karya Ilmiah
Karya Ilmiah Dosen tidak muncul di menu tarikan Karya Ilmiah pada akun SISTER Operator PAK, namun Karya Ilmiah muncul di akun SISTER Dosen dan SINTA Dosen.

 

Solusi: 

1. Arahkan Dosen untuk melakukan sinkronisasi data karya ilmiah yang dimasukkan manual di SISTER dengan data di SINTA. Sebelumnya pastikan hal berikut:

      • Pastikan judul karya ilmiah sudah sama persis antara SINTA dan SISTER, termasuk tanda baca
      • Pastikan tanggal terbit sesuai dengan tanggal terbit di SINTA
      • Tombol ini hanya memperbarui status indeks di SINTA, apabila isian manual di SISTER belum mengisi data-data detil jurnal, maka dosen tetap perlu memasukkan detil jurnal secara manual

2. Setelah Dosen memastikan hal di atas, Dosen dapat melakukan langkah berikut untuk sinkronisasi:

2.1. Login ke akun SISTER dengan peran Dosen.

2.2. Klik menu “Pelaks. Penelitian”, pilih “Publikasi Karya”.

2.3. Pada tabel Publikasi Karya, silakan cari karya ilmiah yang akan diajukan untuk Kenaikan Jabatan. Apabila “Asal Data” Karya Ilmiah dari SISTER, maka perlu sinkronisasi dengan data di SINTA dengan klik ikon “Sync SINTA” sesuai dengan gambar di bawah ini.

2.4. Setelah seluruh proses di atas selesai, silakan Operator PAK melengkapi kembali data Syarat Khusus kenaikan jabatan Dosen terkait.


3. Setelah seluruh proses di atas selesai, Operator PAK dapat kembali ke laman tarik karya ilmiah. Silakan klik tombol refresh agar karya ilmiah Dosen yang sudah di sinkronisasi dapat muncul di laman tersebut.


J. Dosen PNS III/D Lektor 200 Tidak Muncul di Tabel Pengajuan Kenaikan Jabatan ke Lektor Kepala
Sebelumnya Dosen PNS III/D Lektor 200 sempat terkendala tidak muncul di tabel pengajuan kenaikan ke Lektor Kepala. Namun kini Dosen PNS III/D Lektor 200 sudah muncul pada tabel dan dapat diajukan kenaikan jabatannya. Apabila nama Dosen terkait masih belum muncul, silakan ikuti solusi berikut.

Solusi

  1. Pastikan Dosen PNS terkait sudah III/D dan sudah memenuhi syarat eligibilitas untuk kenaikan jabatan ke Lektor Kepala.
  2. Jika sudah memastikan hal di poin 1, namun nama Dosen terkait masih belum muncul, silakan laporkan ke kami melalui tombol Bantuan yang tersedia pada laman SISTER dan Pusat Informasi.

K. Kendala Beban Kerja Dosen (BKD) Tidak Muncul di Pengajuan Kenaikan Jabatan

Hal ini dapat terjadi apabila:

  • BKD Dosen dilakukan di luar SISTER
  • Dosen mutasi atau pindah homebase, yang berdampak BKD di perguruan tinggi sebelumnya tidak terbaca.

Solusi

  1. Operator PAK dapat menghapus ajuan kenaikan jabatan dosen tersebut terlebih dahulu, kemudian dilakukan ajuan ulang
  2. Apabila BKD dilakukan diluar SISTER maka, operator PAK cukup melampirkan LKD (lembar kerja dosen) yang sudah disetujui atau yang sudah memenuhi syarat BKD (sudah dinilai dan sudah memenuhi)

L. Dokumen Rekomendasi Belum Valid

Dokumen untuk diajukan pada pengajuan kenaikan jabatan ada yang belum sesuai format yang telah ditentukan.

 

Solusi:

Dokumen pengajuan kenaikan jabatan akademik Dosen yang diunggah oleh Operator PAK harus menyesuaikan format yang telah ditentukan. Untuk melihat daftar dokumen dan contoh format, dapat Anda temukan pada artikel berikut pada tabel “Dokumen yang Perlu Disiapkan”:

 

Tahapan Sebelum Pengajuan Kenaikan Jabatan Akademik Dosen